Digitalisierte Buchhaltung: Doppelter Gewinn durch Zeitersparnis und Fehlervermeidung

Eine Buchführungssoftware kann Effizienzgewinne freilegen – und KMUs wettbewerbsfähiger werden lassen

Zwar überhäufen sich regelmäßig die Versprechen aus der Politik hinsichtlich des Bürokratieabbaus und bekanntlich sollte auch die Einkommenssteuererklärung einmal auf einen Bierdeckel passen, die Realität sieht aber anders aus: Viele Arbeitnehmer und Selbständige sind immer noch auf den Steuerberater angewiesen, während in Unternehmen aufgrund der zahlreichen Vorgaben und Komplexität die Buchhaltung hohe Kosten und Effizienzverluste verursacht. Eine Komplettdigitalisierung der Buchhaltung kann dem zumindest anteilig entgegentreten.

Bürokratie und Buchhaltung verursachen nach wie vor hohe Kosten

Regelmäßig zeichnen Befragungen deutscher Unternehmer und Unternehmen ein eindeutiges Bild: Deutschlands ausufernde Bürokratie wird nicht nur oft genug als Kostentreiber benannt, zugleich steht sie regelmäßig Innovationen und Neufirmierungen im Weg. Schon im Jahr 2017 untermauerte eine Sage-Studie das mit Zahlen: So gehen in Deutschland knapp 4 % der jährlichen Arbeitszeit für Bürokratie verloren. Gleichermaßen zeigte die Studie, dass es vor allem Kleinstunternehmen hart trifft – bei denen stieg der Anteil teilweise auf bis zu neun Prozent an.

Einen erheblichen Anteil an dem Bürokratieaufwand hat die Buchhaltung, darunter Teilgebiete wie das GoBD-konforme Rechnungswesen und die Lohnbuchhaltung. Hier macht es Unternehmen nicht nur allein der bürokratische Aufwand schwer, auch gibt es nahezu jährlich neue Vorgaben, die konsequent einzuhalten sind. Sich allein auf das schon Bekannte zu verlassen ist also oftmals nicht ausreichend, denn die jeweiligen Mitarbeitenden im Unternehmen müssen sich zugleich fortlaufend über Änderungen informieren – anderenfalls werden die Rückfragen vom zuständigen Finanzamt nicht lange auf sich warten lassen.

Das Wirtschaftsprüfer-Netzwerk KPMG zeigt aber, dass es besser geht – wenn die Fortschritte auch nicht politischer Natur sind, sondern stattdessen auf digitalisierten Prozessen fußen. Rund die Hälfte der von KPMG befragten Unternehmen stimmten der Aussage in der Befragung zu, dass die digitalisierte Buchhaltung ihnen enorme Effizienzgewinne bescherte – und auch bei der Digitalisierung der Abschlussprüfung traf das noch knapp auf die Hälfte zu.

Die moderne Buchhaltung ist digital – unter Einsatz spezialisierter Buchführungssoftwarelösungen

Eine professionelle Buchführungssoftware kann in Unternehmen sowohl die Digitalisierung vorantreiben als auch Effizienzgewinne freilegen und damit laufende Kosten einsparen. Denn unweigerlich gemacht werden muss die Buchführung sowieso, daran führt kein Weg vorbei. Wie genau sie gemacht wird, obliegt aber, entsprechend des Rahmens der gesetzlichen Vorgaben, den Unternehmen selbst.

Praktisch ist die Digitalisierung in der Buchführung allemal: Sie unterstützt die Mitarbeitenden einerseits bei der korrekten Buchung, andererseits nutzen viele Softwarelösungen mittlerweile ergänzend KI-Funktionen, um einzelne Abläufe und Buchungen zu automatisieren. Ebenfalls enthalten sind in solchen Softwarelösungen nahezu immer unverbindliche Plausibilitätsprüfungen, die den Faktor Mensch als potenzielle Fehlerquelle weiter reduzieren.

Zusätzliche Effizienzgewinne entstehen durch die Anbindung an die Cloud. Moderne Buchführungssoftwarelösungen bringen heutzutage nahezu immer eine Cloud-Schnittstelle mit. Das ermöglicht Unternehmen wiederum, die eigenen Fachkräfte agiler einzusetzen, darunter natürlich auch im Home-Office – ebenso entstehen damit Synergieeffekte, sofern Unternehmen mehrere Standorte unterhalten aber eine übergreifende Buchhaltung nutzen.

Handelt es sich um eine Software eines deutschen Unternehmens, ist zugleich für die konsequente Einhaltung der Datenschutzvorgaben, die in Deutschland notorisch strikt sind, gesorgt – was der unternehmenseigenen Compliance zuträglich ist.

Künstliche Intelligenz könnte die Buchhaltung künftig weiter revolutionieren

Effizienzgewinne durch die Künstliche Intelligenz werden innerhalb der Wirtschaft an vielen Stellen erwartet – die Buchhaltung ist definitiv einer davon. Das verdeutlicht eine jüngst stattgefundene Studie: Demnach ist davon auszugehen, dass Buchhalter, sowohl auf selbständiger Basis als auch innerhalb von Unternehmen, fortan deutlich weniger Zeit mit klassischen Routineaufgaben verbringen werden.

KI-Prozesse könnten die Zeit, die für gewöhnliche Aufgaben der Buchhaltung anfällt, im Idealfall halbieren. Für die deutsche Wirtschaft würde das in Zahlen in einem Milliardenzugewinn resultieren, außerdem könnte sich das positiv auf Neugründungen auswirken – speziell junge Gründer nennen die bürokratischen Vorgaben und daraus resultierenden Kosten nach wie vor als eine der größten Hürden. Zeitgemäß ist eine digitalisierte Buchführung in Unternehmen schon jetzt – der Grad der Digitalisierung und Automatisierung wird in der Zukunft folglich aber deutlich zunehmen. Bis dahin müssen Unternehmen, schon aus Eigeninteresse, ihre Buchführungsprozesse weiter digitalisieren.