6. Juni 2023

Elektronisches Fahrtenbuch – Fehler vermeiden durch Automatisierung

In Zeiten der Digitalisierung und Automatisierung erscheint ein von Hand geschriebenes Fahrtenbuch wie ein Relikt aus der Vergangenheit. Wird das Eintragen von Lenk-, Ruhe- und Pausenzeiten sowie Ausgangs- und Endorten vergessen, ist die Rekonstruktion von Fahrten aufwändig und zeitintensiv. Elektronische Fahrtenbücher bieten Selbständigen, KMUs und Konzernen – unabhängig von der Größe des Fuhrparks – einen Ausweg aus der nicht unüblichen Zettelwirtschaft und tragen dazu bei, dass sich Fahrer und Fahrerinnen ohne störende Unterbrechungen auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Hoher Aufwand für das Führen von Fahrtenbüchern

Eine Umfrage zur Pkw-Anzahl im Fuhrpark deutscher Unternehmen aus dem Jahr 2022 erbrachte, dass 44 Prozent der Unternehmen 1 bis 9 Pkw besitzen, 20 Prozent 10 bis 99 Pkw, 15 Prozent 100 bis 999 Pkw und ganze 8 Prozent über 1000 Fahrzeuge betreiben. Je größer die eigene Flotte, umso höher die Wahrscheinlichkeit, dass sich in Papierform geführte Fahrtenbücher Fehler einschleichen.

Strenge fiskalische Vorgaben für Fuhrparkbetreiber und -betreiberinnen

Aus steuerrechtlicher Perspektive sind die Ansprüche an ein korrekt geführtes Fahrtenbuch extrem hoch. Der Aufwand für Unternehmen ist groß, denn Betriebsprüfer und Betriebsprüferinnen achten penibel auf die Erfüllung fiskalischer Vorgaben. Die Gefahren von Steuernachzahlungen durch ungenaue und lückenhafte Aufzeichnungen in Fahrtenbüchern sind extrem groß. Viele Unternehmen, die infolge von Kontrollen durch das zuständige Finanzamt Lehrgeld bezahlt haben, entscheiden sich dafür, ein elektronisches Fahrtenbuch einzuführen. Der Vorteil: Bei jeder Fahrt mit einem Firmenfahrzeug wird ein Großteil der für den Fiskus relevanten Daten automatisiert per GPS erfasst und in digitaler Form gespeichert.

Sichere Speicherung der Daten aus elektronischem Fahrtenbuch

Die strengen Regelungen des Gesetzgebers bei der Führung von Fahrtenbüchern zielen darauf ab, nachträgliche Änderungen und Ergänzungen in den Aufzeichnungen auszuschließen. Aus diesem Grund spielt die sichere und vor Manipulationen durch Dritte geschützte Datenspeicherung bei elektronischen Fahrtenbüchern eine zentrale Rolle. Die drei klassischen Ziele der Informationssicherheit in Unternehmen Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität – d. h. die Sicherstellung der Korrektheit – sind streng einzuhalten. Professionelle Anbieter elektronischer Fahrtenbücher bieten professionelle Möglichkeiten der Datenspeicherung und sorgen dafür, dass die Konformität mit den Richtlinien des Fiskus durch lückenlose Dokumentation und manipulationssichere Datenspeicherung gegeben ist. Der Vorteil: Daten aus GPS-Systemen sind nicht bestechlich und per se vertrauenswürdiger.

Konsequente Vermeidung von Fehlern in der Datenerfassung

Auch wenn der Bundesfinanzhof klargestellt hat, dass kleine Mängel nicht zum kompletten Verwerfen eines Fahrtenbuches führen dürfen, besteht die Gefahr, dass Angaben in analogen Fahrtenbüchern nicht lückenlos, zeitnah und vollständig eingetragen werden. Zeitdruck und die Anforderungen an ständige Erreichbarkeit erschweren Fahrern und Fahrerinnen den Arbeitsalltag und sorgen dafür, dass Kleinigkeiten – wie das Ziel einer Fahrt mit Straße und Hausnummer, Ansprechpartner oder Anlässe für Umwege – vergessen werden. Pech hat, wer vergisst, private Fahrten entsprechend zu deklarieren und die private Nutzung nachträglich teuer versteuern muss. Elektronische Fahrtenbücher erfordern eine klare Kennzeichnung und erinnern umgehend an Versäumnisse in der Erfassung relevanter Daten.

Fazit – Effizienz- und Kostenvorteile durch Digitalisierung von Fahrtenbüchern

Durch die automatisierte Streckenerfassung durch GPS lassen sich Fahrten detailgenau erfassen und dokumentieren. Unternehmen, die auf elektronische Fahrtenbücher setzen, können durch die Automatisierung von Einträgen ihre Prozesse optimieren sowie Effizienz- und Kostenvorteile nutzen. Individuelle Auswahl- und Kontrollmöglichkeiten innerhalb der digital erfassten Daten erleichtern die Arbeit von Kontrollbehörden und Verantwortlichen in Unternehmen. Fehler und unnötige Arbeitsschritte werden auf ein Minimum reduziert, was dazu führt, dass elektronische Fahrtenbücher sowohl leichter und präziser zu führen als auch zu kontrollieren sind.

Laubach
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