5. Februar 2024

Erfolgreiche Meetings – so tragen die Rahmenbedingungen zum Erfolg bei

Die Corona-Pandemie ist zwar vorüber. Sie hat das Arbeitsleben aber enorm verändern. Wurden vorher die meisten Besprechungen nach wie vor rein analog von Angesicht zu Angesicht durchgeführt, hat der zeitweise Zwang zum digitalen Gespräch einiges verändert. Obwohl viele Arbeitnehmer Zug um Zug wieder an den Büroarbeitsplatz zurückgekehrt sind, haben sich einige Themen aus dieser Zeit ganz oder teilweise erhalten. Selbst kleine Unternehmen und Behörden besprechen heute nicht mehr nur im Sitzkreis um den obligatorischen großen Tisch. Sie nutzen die ganze Spanne an Möglichkeiten.

Konferenz, Onlinemeeting und Hybrid-Besprechungen

Diese Spanne beinhaltet auf der einen Seite das klassische Gespräch. Selbst dieses ist heute aber ohne Beamer und Laptop oder andere Präsentationstechnik kaum noch vorstellbar. Zu groß sind die Vorteile des bewegten Bilds oder der sofort veränderbaren Präsentation. Hinzu kommt am anderen Ende der Spanne das reine Online-Meeting, das meinst von Laptop zu Laptop stattfindet. Besonders spannend ist aber die Vielzahl an hybriden Möglichkeiten zwischen diesen beiden Extremen. Gerade die Mischformen zwischen analog und digital sind es, die die Rahmenbedingungen vor besondere Herausforderungen stellen.

Die Faktoren für erfolgreiche Konferenzen

Was sind die  Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches Meeting Unabhängig vom Anlass finden sich hier einige elementare Punkte, die immer wieder zur Debatte stehen:

  • der Teilnehmerkreis
  • der Raum
  • die Möblierung
  • eventuell erforderliches Catering
  • der Tagesablauf
  • die Präsentations- und Kommunikationstechnik

Mit den Teilnehmern und der Agenda regeln sich einige Punkte von Besprechung zu Besprechung neu. Und auch das Catering oder der obligatorische Kaffee hängt von den Personen, dem Zeitpunkt und der Dauer der Besprechung ab. Bewusst steuerbar ist dagegen die Ausstattung des gezielt ausgewählten Raumes.

Die Aussattung – Tisch und Stühle als Grundausstattung jedes Konferenzraumes

Seit jeher achten Unternehmen darauf, Ihre Konferenzräume ansprechend und hochwertig auszustatten. Denn das Mobiliar ist nicht nur ein langfristig erhaltener Rahmenfaktor. Insbesondere das Design repräsentiert und sagt mit einem Blick viel über das veranstaltende Unternehmen aus. Halten sich die Teilnehmenden in tiefen Ledersesseln an einer massiven, raumgreifenden Holztafel auf, übt die entstehende Stimmung einen anderen Einfluss auf als leichte Freischwinger an einer optisch schwebenden Besprechungsrunde vor luftigen Glaswänden und einem hellen, freundlichen Hintergrund. So die sprichwörtlichen Kleider bekanntlich Leute machen, so ruht oder eben bespricht man, wie man sich bettet bzw. setzt.

Die Technik – das Arbeitstier im Hintergrund

Anders dagegen bei der digitalen Ausstattung Konferenzräume. Hier gilt nicht die Devise auffallen um jeden Preis oder auch nur ausdrücken, wie man sich darstellen möchte. Stattdessen muss die vorhandene Technik ihre Aufgabe so zuverlässig und unkompliziert erledigen, dass sie den Teilnehmenden idealerweise gar nicht auffällt. Ein perfekt ausgestatteter Konferenzraum lässt sich von eingewiesenen Personen jederzeit nutzen, ohne immer wieder die Haustechnik bemühen zu müssen oder die anderen Teilnehmenden bis zur Lösung des Problems zu vertrösten. Ob Beamer, Mikrofone oder Lautsprecher – jede vortragende Person sollte alle erforderlichen Hilfsmittel nicht nur vorfinden. Sie sollte diese auch so einfach nutzen können, dass der eigentliche Inhalt zu keiner Zeit davon in den Hintergrund gedrängt wird.

Fazit – gute Technik heißt unsichtbare Technik

Das Ergebnis einer solchen Besprechung ist zwar selten ein Meeting, nach dem die Teilnehmenden die Technik oder die Ausstattung loben. Darum geht es auch nicht. Idealerweise verlassen sie den Konferenzraum und behalten die entspannte Stimmung und den unkomplizierten Ablauf im Hinterkopf. Ist das der Fall, hat die Konferenztechnik optimal funktioniert und Verbindungen geschaffen, Präsentationen gezeigt oder Filme abgespielt. Und das ohne Probleme, ohne aufwändige Bedienung und ganz ohne den Fokus auf sich selbst. Natürlich können viele Komponenten nicht gänzlich unsichtbar verschwinden. Sie können aber so klar in den Hintergrund treten, dass sie sich weder aufdrängen noch die Aufmerksamkeit auf sich lenken. Und genau dann funktionieren sie so, wie sie sollen.

Laubach
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