Zeitplanung: Warum ist diese im Geschäftsbereich so wichtig?

Der Faktor „Zeit“ ist äußerst knapp bemessen, was ihn besonders kostbar macht. Es verwundert daher kaum, dass eine gezielte Zeitplanung in vielen Bereichen immer wichtiger und notwendiger wird.

Warum ist die richtige Zeitplanung im geschäftlichen Bereich so wichtig?

Die passende Termin- und Zeitplanung ist nicht nur im privaten Umfeld wichtig, sondern insbesondere auch im geschäftlichen Bereich elementar. Insbesondere wenn es um Kundenprojekte, Dienstleistungen oder die rechtzeitige Herstellung von Gütern geht, ist die richtige Zeitplanung für viele Unternehmen unerlässlich. Dabei geht es z.B. nicht nur um die Kundenzufriedenheit und die Erfüllung von Lieferterminen, sondern in vielen Fällen auch um die effektive Ressourcenplanung von Mitarbeitern, Maschinen, Materialien, Prioritäten und Budgets.

Um die Ressourcen und Kapazitäten besser ausnutzen zu können und zugleich den Stressfaktor bei allen Beteiligten auf ein Minimum zu reduzieren sowie zugleich die Motivation deutlich zu erhöhen, ist eine entsprechende Zeitplanung wichtig. Zudem wird durch weniger Stress auch die Entscheidungsfindung und Qualität von Dienstleistungen und Gütern oft deutlich verbessert, da diese nicht im Eilverfahren geplant und umgesetzt werden müssen.

Welche Abteilungen und Branchen sind besonders betroffen?

Das Thema Zeitplanung ist in zahlreichen Branchen omnipräsent. Dazu gehören beispielsweise die Branchen Transport und Logistik, Handwerk und Bauwesen, Gesundheit und Pflege, Maschinen- und Automobilbau sowie die Bereiche Technologie und Eventmanagement. In all diesen Branchen ist die genaue und effektive Zeitplanung enorm wichtig, um das eigene Unternehmen auf Dauer wettbewerbsfähig zu halten und zugleich die Kunden stets zufrieden zu stellen. Dabei haben die unterschiedlichen Abteilungen in den Unternehmen je nach Branche nicht selten täglich Höchstleistungen zu erbringen.

Zu den wichtigsten Abteilungen gehören dabei z.B. das Projekt- und Prozessmanagement, die Produktion und Logistik, das Marketing und der Vertrieb sowie der Kundenservice. Dabei ist zu beachten, dass die einzelnen Abteilungen nicht einzeln betrachtet werden dürfen, sondern wie ein Uhrwerk ineinandergreifen und nur gemeinsam eine maximale Performance liefern können, denn sobald ein Bereich eine fehlerhafte Zeitplanung hat, bremst dies in vielen Fällen auch die übrigen Bereiche aus.

Welche Möglichkeiten für eine effektive Zeitplanung gibt es?

Um die Zeitplanung zu verbessern, gilt es zunächst gemeinsame Ziele im Unternehmen zu definieren und ggf. entsprechende agile Methoden wie Kanban oder Scrum einzuführen, um flexibel und schnell auf Planungen und Änderungen reagieren zu können. Zudem ist es wichtig stets die Prioritäten festzulegen und diese an die entsprechenden Teams und Einzelpersonen zu delegieren.

In den Abteilungen und Teams selbst muss dann das entsprechende Ressourcenmanagement hinsichtlich der einzelnen Mitarbeiter, Deadlines und evtl. nötigen Pufferzeiten festgelegt werden, um die Arbeiten in den entsprechenden Zeitfenstern in erstklassiger Qualität durchführen zu können, wobei die einzelnen Ressourcen und deren Planung je nach Abteilung und Branche unterschiedlich aussehen können. Eine professionelle Büroorganisation kann zusätzlich dazu beitragen, dass die Effizienz gesteigert und damit die Kosten für die Zeitplanungen deutlich reduziert werden können.

Welche Tools können die Zeit- und Terminplanung unterstützen?

Um die Zeit- und Terminplanung deutlich zu vereinfachen, gibt es inzwischen zahlreiche nützliche Werkzeuge wie etwa Kalender- und Terminmanagement sowie Projekt- und Aufgabenmanagement Tools von unterschiedlichsten Herstellern. Mit diesen kann die Planung deutlich vereinfacht und bei Bedarf an die aktuellen Situationen angepasst werden.

Auch die Zeiterfassung spielt bei der Zeitplanung inzwischen eine wichtige Rolle, denn damit können Mitarbeiter gezielt eingesetzt und für bestimmte Aufgaben und Projekte abgestellt werden. Bei der Zeitplanung spielt auch die Kommunikation eine elementare Rolle, insbesondere wenn es sich um Projekte und Aufgaben handelt, die nicht innerhalb des eigenen Teams oder Unternehmens durchgeführt werden. Mit entsprechenden Chats, Videokonferenzen und Projektmanagement Tools können Aufgaben leichter verteilt und überwacht werden. Dies macht das Zeitmanagement deutlich einfacher.